Aufgabenbereiche der Bundesvorstandsämter

(Entwurf, wird derzeit angepasst/aktualisiert)

Diese Aufgabenbeschreibungen sind unsere idealen Vorstellungen, die nicht exakt auf die tatsächliche Arbeitspraxis zutrifft. Sie dienen vor allem als Orientierung z.B. auch für zukünftige Bundesvorstandsmitglieder, damit man eine Vorstellung der jeweiligen Posten hat.

 

Drei Bundesvorsitzende

Die Vorsitzenden tragen die Hauptverantwortung, haben den Überblick über alle Aktivitäten des Bundesvorstands und der Partei und arbeiten eng zusammen, um die Partei voranzubringen.

Strategische und operative Führung der Partei

  • Leitung, Vertretung und Repräsentation der Partei intern und extern
  • Erarbeiten von Strategien, Analysen und Programmatiken
  • Aufgaben koordinieren und delegieren innerhalb des Bundesvorstands bzw. an Gremien
  • Koordination inhaltlicher politischer Anfragen und ihrer Beantwortung

Organisation und Kommunikation

  • Aufbau und Kontrolle der Organisationsstruktur im Bundesvorstand
  • Initiieren und Leiten von Sitzungen und Treffen, Agenden erstellen
  • Kommunikation mit der Bundeswahlleitung, wichtigen Organisationen und offiziellen Personen
  • Fassen, Umsetzen bzw. Überwachen von Vorstandsbeschlüssen
  • Koordination inhaltlicher politische Anfragen und ihrer Beantwortung
  • Personalmanagement: Mitarbeiter einstellen und führen

Parteibezogene Analyse und Partnerschaftsmanagement

  • Beobachtung anderer Parteien und des aktuellen politischen Geschehens
  • Identifizieren potenzieller Kooperationen und Partnerschaften
  • Impulse geben bzgl. der Positionierung im Parteiengefüge
  • Herstellung und Pflege von Kontakten zu externen Organisationen (NGOs, Behörden etc.)
  • Repräsentation im Ausland (EU-Fraktion, Animal Politics Foundation etc.)

Juristische Verantwortung

  • Überwachung des Parteienrechts, juristische Aufgaben/Verantwortung
  • Vertragsabschlüsse und Kontovollmacht
  • Verantwortung für die finanzielle Handlungsfähigkeit der Partei

 

Bundesgeneralsekretär:in

Die Aufgaben der Geschäftsführung und des:der Generalsekretärs:in überschneiden und ergänzen sich. Oft ist eine Zusammenarbeit nötig. Grundsätzlich ist das Generalsekretariat eher Schnittstelle zwischen Mitgliedern, Gremien, Gebietsverbänden und Öffentlichkeit.

Interne und externe Organisationsverantwortung

  • Äußere und interne Organisation der Partei und ihrer Strukturen
  • Koordination von Bundestags- und Europawahlen, Unterstützung von Landtagswahlen und Kommunalwahlen
  • Hilfe bei der Organisation der Bundesparteitage
  • Koordination und Organisation der internen Kommunikationsplattform(en)
  • Moderation von Kommunikationsgruppen und (nicht-BuVo-)Abstimmungen

Koordination und Unterstützung der Gremien und Mitglieder

  • Betreuung und Ansprechpartner:in der Landesverbände
  • Überblick über alle Arbeitsgruppen, Plattformen und Verantwortliche
  • Erstellung / Pflege der Liste von Aktiven / Ansprechpartner:innen mit speziellen (inhaltlichen) Schwerpunkten
  • verantwortliche Koordination BAKs, BAGs, AGs, Kommissionen und RdL
  • Schnittstelle zwischen Bundesvorstand, Landesvorstanden, Kreisverbänden und Regionalgruppen
  • Projekte im Auge behalten, Aufgaben an zuständige Person weiterleiten (+ kontrollieren)
  • Aufruf für Helfende erstellen, Aufgaben verteilen, Ablauf planen, Werbung dafür delegieren

Informationsmanagement und -verbreitung

  • Relevante Ereignisse recherchieren und auflisten (Wahlen, externe Veranstaltungen etc.)
  • Aufrufe für Helfende erstellen, Aufgaben verteilen und Werbung delegieren
  • Übersicht über alle Bereiche sowie der Erledigung der regelmäßigen und punktuellen Aufgabe
  • Aufruf für Helfende erstellen, Aufgaben verteilen, Ablauf planen, Werbung dafür delegieren
  • Gelegenheiten zum Plakatieren sondieren (z. B. Volksbegehren)
  • Website der Landeswahlleiterin überwachen und prüfen, ob Eintragungsfristen für Volksbegehren laufen oder angekündigt werden

Fundraising

  • Spendenakquise und -verwaltung

 

Bundesgeschäftsführer:in

Verantwortlich für die inneren Strukturen / interne Organisation (auch in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat).

Operative Geschäftsführung

  • Führen der laufenden Geschäfte im Einvernehmen des Vorstands, Durchführung von Geschäften im Einvernehmen des Vorstands
  • Betreuung der Geschäftsstelle
  • Verwaltung aller relevanten Schriftsätze, Dateien, Formulare und Dokumente
  • Organisation von Urlaubsvertretungen
  • Behördliche Kontakte und Genehmigungen
  • Fassen, Umsetzen bzw. Überwachen von Vorstandsbeschlüssen
  • erstellt und aktualisiert Funktionionär:innen-Liste auf Homepage / Organigramm
  • Verwaltung aller relevanten Schriftsätze, Dateien, Formulare, Dokumente
  • Einladung + Tagesordnung für Vorstandskonferenzen + Treffen
  • Überwachung / Organisation der E-Mails und Nachrichten über das allg. Kontaktformular (ggf. Weiterleitung an zuständige:n Ansprechpartner:in)

Organisation von Events und Treffen

  • Organisation von Mitgliederversammlungen, Vorstandskonferenzen und anderen Events
  • Buchen von Räumen, Anmelden von Veranstaltungen, Aktionen, Messeständen etc.
  • Ansprechpartner:in für Aktionsmaterial (Dokumentation, Nachbestellung, ggf. Versenden an Verbände)
  • Übersicht über Wahl-Plakate + Zubehör sowie deren Verwaltung
  • Überblick über Werbetechnik / Merchandising wie Plakate, Flyer, Banner, Infostände (in Zusammenarbeit mit Shopverwaltung)
  • Organisation der Bundesparteitage
  • Anmeldung / Buchen / Koordinieren von Veranstaltungen, Aktionen, Messeständen etc.

Mitgliederverwaltung und -kommunikation

  • Erste Anlaufstelle für Mitglieder bei allgemeinen Fragen
  • Technische Versendung und Koordination des Newsletters
  • Einladung zu Mitgliederversammlungen und anderen internen Events (in Absprache)
  • Rückläufer analysieren und Mitgliederverwaltung melden zwecks manueller Recherche und Aktualisierung

Marketing und Werbung

  • Strategien und Marketingideen entwickeln
  • Organisation von (Werbe-)Kampagnen und Überblick über Merchandising

 

Bundesschatzmeister:in

Bundesschatzmeister:in regelt alle finanzielle Angelegenheiten der Partei (sofern nicht die Länder zuständig sind).

Finanzmanagement

  • Kontoführung und -verwaltung (inkl. Paypal)
  • Überwachung der Einnahmen und Ausgaben (auch der geplanten)
  • Aufstellung und Erklärung des Haushaltsplans
  • Haushaltsplan aufstellen, mitteilen, erläutern, ggf. LVs unterstützen
  • Finanzmittelverwaltung, Ausgaben und Kontostand der Gesamtpartei und der LVs im Blick behalten
  • Abrechnungen / Kostenabrechnungen der Mitglieder
  • Beschlussvorlagen für Ausgaben erstellen
  • Reiseabrechnungen verwalten
  • Kostenabrechnungen erstellen, weiterentwickeln und ggf. vereinfachen
  • Inventur von Merch und Nachbestellungen finanziell überwachen

Mitgliedsbeiträge und Spenden

  • Einzug und Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen (in Zusammenarbeit mit Mitgliederverwaltung)
  • Erstellung von Spendenbescheinigungen und Betreuung von Spendern
  • Erstellung von Spendenbescheinigungen
  • Spender:innen-Betreuung

Finanzberichterstattung und -dokumentation

  • Erstellung des Rechenschaftsberichts für die Bundestagsverwaltung
  • Erstellung von (Jahres)berichten für Parteitag und Landesverbände
  • Rechnungsprüfer:in für die jährliche Prüfung der Jahresrechnung überwachen
  • (Jahres)Berichte für Parteitag + LaVos erstellen und vortragen

Finanzielle Zusammenarbeit

  • Zusammenarbeit mit Landesschatzmeistern, dem Steuerbüro und dem Kassenprüfer
  • LVs Auskunft über deren Kontostand geben
  • Zusammenarbeit mit Steuerbüro
  • Zusammenarbeit mit Kassenprüfer:in

 

Bundesschriftführer:in

Schriftliche Dokumentation, Unterstützung bei formellen Schriftstücken.

Protokollführung

  • Verfassen von Sitzungs- und Sitzungsprotokollen
  • Finalisieren und Archivieren der Protokolle sowie Zugänglichmachen

Dokumentation und Unterstützung

  • Abstimmungsergebnisse (auch schriftlich gefasste) festhalten und verkünden
  • Beschlussdokumentation und -kontrolle (in Zusammenarbeit mit Vorsitzenden)
  • erstellt Vorlagen und Dokumente z. B. bei Wahlen
  • bereitet UU-Listen vor und pflegt diese
  • Erstellung von Vorlagen und Dokumenten bei Wahlen
  • Vorbereitung und Pflege von Unterstützungsunterschriften-Listen

 

bis zu  zehn Beisitzer:innen

Unterstützen alle Ämter, ggf. mit fachlicher Expertise.

Projektunterstützung

  • Erledigen von Einzelaufgaben und Übernahme von Sonderprojekten des Vorstands
  • übernehmen regelmäßige Aufgaben, die von den anderen Vorstandsmitgliedern nicht abgedeckt werden (können) in Absprache
  • Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit (Pressemitteilungen, Social Media, Merchandise etc.)
  • Hilfe bei der Vorbereitung der Bundesparteitage
  • führen Liste externer Veranstaltungen / Events zu relevanten Anlässen (z. B. Tierrechtsverstöße), z. B. über Google Alerts, Google News, Facebook Events suchen und prüfen Veranstaltungsliste regelmäßig auf Aktualität

Mitgliederakquise und -motivation

  • entwickeln Themen für Flyer (die noch nicht von BAKs abgedeckt sind)
  • Motivation von Aktive und Mitgliedern, dass sie Aufgaben übernehmen
  • Mitgliederakquise planen und durchführen

Unterstützung bei Wahlkämpfen

  • Wahlkampfhilfe und Aktualisierung von externen Veranstaltungslisten
  • springen bei Wahlkampfhilfe ein
  • Mithilfe bei der Beantwortung von Wahlprüfsteinen und Wahlentscheidungstools

 

Pressesprecher:in (zusätzlicher Aufgabenbereich)

Organisation und Koordination der Öffentlichkeitsarbeit (online und offline).

Öffentlichkeitsarbeit

  • Interviews im Namen der Partei geben
  • Organisation und Koordination der Öffentlichkeitsarbeit
  • Vor- und Nachbereitung von Pressekonferenzen
  • Petitionen erstellen / verbreiten / bewerben (zusammen mit SM)
  • Entgegennehmen von Presseanfragen, ggf. Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpersonen
  • Pflege der Liste mit Pressekontakten, Recherche neuer Pressekontakte
  • verfasst Inhalte für Newsletter inkl. Bilder (ggf. in Zusammenarbeit mit SM-Team)
  • Presseerklärungen verfasse und versenden (in Rücksprache mit dem Vorstand)
  • regelmäßig Kontakte zu Medien und Journalisten pflegen
  • Öffentlichkeitsarbeit der Landespressesprecher:innen beratend unterstützen

Analyse und Reaktion

  • Analyse und Auswertung der Ergebnisse der Öffentlichkeitsarbeit
  • Beobachtung des Presse- und Kommunikationsverhaltens der Konkurrenzparteien
  • Recherche und Reaktionen auf tagesaktuelle Ereignisse
  • Übersicht über alle unsere SM-Portale (haben + pflegen)

 

Mitgliederverwaltung (nicht formal Teil des Bundesvorstands)

  • Mitgliederverwaltung + Mitgliederbetreuung (inhaltlich)
  • Liste der Aktiven (interne + externe) verwalten
  • Koordinierung der Aufnahme neuer Mitglieder, Überblick über Anträge
  • Begrüßung neuer Mitglieder (schriftlich / mündlich / persönlich)
  • Einführung in Strukturen der Partei und Motivation zum Aktiv-Werden
  • bei Fragen zur Verfügung stehen
  • Mitgliederakquise
  • Mitgliederprüfung
  • Mitglieder-Rückgewinnung

 

Datenschutzverantwortliche:r (nicht formal Teil des Bundesvorstands)

  • Schnittstelle zum (externen) Datenschutzbeauftragten
  • Beratung hinsichtlich Datenschutzanforderungen
  • Zuarbeit für den Datenschutzbeauftragten zum Datenschutzkonzept
  • Mitarbeit bei der Kontrolle der Einhaltung des Datenschutzkonzepts (Freigabe von Datenweitergabe etc.)
  • Organisation der Schulung und Sensibilisierung aller Mitglieder hinsichtlich Datenschutz
  • Anlaufstelle für alle datenschutzrelevanten Fragen und Beschwerden

 

Mitglieder der BAG IT (nicht formal Teil des Bundesvorstands)

  • IT-Infrastrukturmanagement
    • IT-Management: Organisation und Wartung der IT-Infrastruktur
    • Cloud-Management: Einrichtung und Pflege der Cloud-Services
  • Web- und Kommunikationsmanagement
    • Web-Management: Technische Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Website
    • E-Mail-Verwaltung: Einrichtung von E-Mail-Adressen für Funktionsträger:innen, Überwachung der Postfachgrößen
    • E-Mail-Verteiler: Einrichtung und Pflege von E-Mail-Verteilern
    • Kommunikationsplattform: Technische Wartung des Intranets / interner Kommunikationsplattformen
    • Technische Unterstützung für Treffen: Technische Organisation von Treffen aller Art (z.B. Zoom, Livestream etc.)
  • Inhalt- und Wissensmanagement
    • Wiki-Verwaltung: Pflege und Aktualisierung des Wiki-Bereichs
    • Kartenverwaltung: Verwaltung der Wahlplakate-Karten
  • Sicherheit und Datenschutz
    • Datenschutz: Überwachung des Datenschutzes in Zusammenarbeit mit DSB und Datenschutzbeauftragten
    • Notfallmanagement: Reagieren auf IT-bezogene Notfälle und Sicherheitsprobleme